Penyusutan Arsip

POKOK BAHASAN I

KONSEP DASAR PENYUSUTAN ARSIP

Pengertian Penyusutan Arsip

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1975 kegiatan pengurangan arsip dilakukan dengan cara :

  1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah atau kerja ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi masing – masing.
  2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku
  3. Menyerahkan arsip dari unit Kearsipan Instansi kepada Arsip Nasional RI

Sedangkan menurut Undang – undang no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan bahwa tersirat adanya suatu kewenangan bagi perusahaan untuk memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip menurut Undang – Undang tersebut maupun yang ditetapkan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Menurut pendapat dari Patricia E Wallace (dkk) penyusutan arsip adalah tahap akhir dari daur hidup arsip dengan retensi arsip tertentu, arsip dimusnahkan atau dipertahankan secara permanen sebagai arsip vital.

Kesimpulan definisi penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.

Tujuan Penyusutan Arsip (Mark Robek, dkk, 1987:105)

  1. Memusnahkan arsip lama tidak berguna
  2. Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis
  3. Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan
  4. Mengamankan disks dan tape magnetic computer untuk penggunaan kembali secepat mungkin

Kegiatan arsip

Dibagi menjadi 2 yaitu :

  • Penyusutan arsip yang telah memiliki jadwal retensi arsip
  • Kegiatan ini dilakukan sesuai prosedur dan teknik penyusutan arsip tersendiri dan satu dengan yang lain secara teknis berbeda.

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang – kurangnya jenis arsip beserta waktu penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.

 

POKOK BAHASAN II

PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

  1. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
  • Pemeriksaan arsip
  • Pendaftaran arsip
  • Penataan arsip
  • Pembuatan berita acara pemindahan arsip
  • Pelaksanaan pemusnahan

2. Prosedur Pemusnahan Arsip

  • Pemeriksaan
  • Pendaftaran
  • Pembentukan panitia pemusnahan
  • Penilaian persetujuan dan pengesahan
  • Pembuatan berita acara
  • Pelaksanaan pemusnahan

3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional

  • Pemeriksaan dan penilaian arsip
  • Pendaftaran
  • Pembuatan berita acara
  • Pelaksanaan penyerahan

 

POKOK BAHASAN III

PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP YANG BELUM MEMILIKI JADWAL RETENSI ARSIP

Prosedur penyusutan arsip ini dilakukan disamping Instansi penyelenggara arsip tidak mempunyai penyusutan arsip secara periodik juga karena kondisi arsip di instansi tersebut tidak teratur (kacau). Untuk itu perlu prosedur dan teknik – teknik penanganan arsip sehingga kegiatan penyusutan dapat dilakukan seoptimal mungkin. Berikut adalah prosedur dan teknik nya:

  1. Perencanaan
  2. Penataan arsip
  • Identifikasi arsip
  • Pengaturan kembali (reconstruction) arsip dan pemilahan
  • Pendiskripsian arsip
  • Penyusutan daftar pertelaan arsip sementara

3. Penilaian arsip

  • Pengertian menurut Betty Rick (1982) suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam menentukan nilai guna arsip.
  • Tujuan penilaian arsip
    • Menentukan arsip yang dapat di musnahkan setelah tidak bernilai guna lagi.
    • Menentukan arsip yang ditetapkan bernilai permanen bagi instansi penciptanya.
    • Menentukan arsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan pusat atau daerah.
    • Nilai guna arsip ada 2 yaitu :
      • Nilai guna primer dan
      • Nilai guna sekunder
      • Metode penilaian

Untuk melakukan penilaian arsip suatu organisasi diperlukan metode analisis penilaian arsip meliputi :

  • Analisis fungsional
  • Analiasis isi
  • Analisis konteks
  • Analisis kegunaan
  • Analisis biaya – manfaat

4. Penyusutan daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan

5. Pelaksanaan penyusutan.

 

 

About these ads

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: