Archive for materi manajemen perkantoran

Penyusutan Arsip

POKOK BAHASAN I

KONSEP DASAR PENYUSUTAN ARSIP

Pengertian Penyusutan Arsip

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1975 kegiatan pengurangan arsip dilakukan dengan cara :

  1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah atau kerja ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi masing – masing.
  2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku
  3. Menyerahkan arsip dari unit Kearsipan Instansi kepada Arsip Nasional RI

Sedangkan menurut Undang – undang no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan bahwa tersirat adanya suatu kewenangan bagi perusahaan untuk memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip menurut Undang – Undang tersebut maupun yang ditetapkan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Menurut pendapat dari Patricia E Wallace (dkk) penyusutan arsip adalah tahap akhir dari daur hidup arsip dengan retensi arsip tertentu, arsip dimusnahkan atau dipertahankan secara permanen sebagai arsip vital.

Kesimpulan definisi penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.

Tujuan Penyusutan Arsip (Mark Robek, dkk, 1987:105)

  1. Memusnahkan arsip lama tidak berguna
  2. Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis
  3. Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan
  4. Mengamankan disks dan tape magnetic computer untuk penggunaan kembali secepat mungkin

Kegiatan arsip

Dibagi menjadi 2 yaitu :

  • Penyusutan arsip yang telah memiliki jadwal retensi arsip
  • Kegiatan ini dilakukan sesuai prosedur dan teknik penyusutan arsip tersendiri dan satu dengan yang lain secara teknis berbeda.

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang – kurangnya jenis arsip beserta waktu penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.

 

POKOK BAHASAN II

PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

  1. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
  • Pemeriksaan arsip
  • Pendaftaran arsip
  • Penataan arsip
  • Pembuatan berita acara pemindahan arsip
  • Pelaksanaan pemusnahan

2. Prosedur Pemusnahan Arsip

  • Pemeriksaan
  • Pendaftaran
  • Pembentukan panitia pemusnahan
  • Penilaian persetujuan dan pengesahan
  • Pembuatan berita acara
  • Pelaksanaan pemusnahan

3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional

  • Pemeriksaan dan penilaian arsip
  • Pendaftaran
  • Pembuatan berita acara
  • Pelaksanaan penyerahan

 

POKOK BAHASAN III

PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP YANG BELUM MEMILIKI JADWAL RETENSI ARSIP

Prosedur penyusutan arsip ini dilakukan disamping Instansi penyelenggara arsip tidak mempunyai penyusutan arsip secara periodik juga karena kondisi arsip di instansi tersebut tidak teratur (kacau). Untuk itu perlu prosedur dan teknik – teknik penanganan arsip sehingga kegiatan penyusutan dapat dilakukan seoptimal mungkin. Berikut adalah prosedur dan teknik nya:

  1. Perencanaan
  2. Penataan arsip
  • Identifikasi arsip
  • Pengaturan kembali (reconstruction) arsip dan pemilahan
  • Pendiskripsian arsip
  • Penyusutan daftar pertelaan arsip sementara

3. Penilaian arsip

  • Pengertian menurut Betty Rick (1982) suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam menentukan nilai guna arsip.
  • Tujuan penilaian arsip
    • Menentukan arsip yang dapat di musnahkan setelah tidak bernilai guna lagi.
    • Menentukan arsip yang ditetapkan bernilai permanen bagi instansi penciptanya.
    • Menentukan arsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan pusat atau daerah.
    • Nilai guna arsip ada 2 yaitu :
      • Nilai guna primer dan
      • Nilai guna sekunder
      • Metode penilaian

Untuk melakukan penilaian arsip suatu organisasi diperlukan metode analisis penilaian arsip meliputi :

  • Analisis fungsional
  • Analiasis isi
  • Analisis konteks
  • Analisis kegunaan
  • Analisis biaya – manfaat

4. Penyusutan daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan

5. Pelaksanaan penyusutan.

 

 

Leave a comment »

Arsip

1. Pengertian arsip

Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah :

a. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga – lembaga dan badan – badan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2. Tujuan arsip

Penyimpanan warkat dalam suatu organisasi terdapat suatu pusat ingatan dan sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi yang bersangkutan. Pengarsipanm adalah kegiatan menyimpan / menaruh warkat – warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang. Tujuan penyimpanan arsip antara lain :

  • Sebagai refernsi, apabila diperlukan suatu keterangan tertentu dalam lembaga
  • Memeberikan data/informasi kepada pimpinan atau manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai kinerja/hasil dimasa yang lalu untuk kemudian dijadikan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dimasa datang.
  • Memberi keterangan – keterangan vital misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hokum.

3. Nilai (value) Arsip

Milton reitzfeld mengemukakan 7 nilai guna warkat perlu disimpan

  • Nilai – nilai kegunaan administrasi
  • Nilai – nilai kegunaan hukum
  • Nilai – nilai kegunaan keuangan
  • Nilai – nilai kegunaan haluan organisasi
  • Nilai – nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi
  • Nilai – nilai untuk kegunaan sejarah
  • Nilai – nilai untuk keperluan penelitian

4. System kearsipan

Pada dasarnya kearsipan dilakukan untuk menyelamatkan bahan atau informasi yang tepat, akurat, relevan dan tepat waktu secara efisien. Dan untuk mencapai sasaran system kearsipan diatas maka perlu diupayakan sistemn pelayanan dan penyimpanan yang tepat di suatu lembaga. Berikut adalah system untukmenyimpat arsip yang biasa dipakai di sebuah lembaga ataupun  perusahaan, antara lain :

a. Penyimpanan menurut Abjad (Alphabetic Filing )

System ini menunjukkan bahwa warkat – warkat disimpan menurut abjad dari nama – nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap – tiap warkat itu, dan menyusunnya dalam urutan huruf A samapi Z

Pedoman dalam penyimpanan arsip berdasarkan abjad sebagai berikut :

  • Dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad, missal : nama perusahaan, nama orang, nama instansi, nama tempat, atau nama barang ( tiap lembaga ataupun perusahaan berbeda).
  • System ini langsung ( direct filing system ), tidak menggunakan relative indeks sebagai petunjuk dalam menyimpan dan menemukan arsip.
  • Kelebihan : dengan system ini arsip dapat diberkaskan secara tunggal atau kelompok sehingga cepat ditemukan bilamana dibutuhkan.
  • Susunan mengikuti urutan huruf latin a sampai z dan dibutuhkan aturan standar dalam menangani berbagai jenis nama. Jadi perlu ditetapkan unit ( setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks), yaitu memilih judul (caption) untuk tiap jenis arsip diberkaskan.
  • Standar nama mengindeks antar lain : terdapat kata tangkap (caption ) yaitu suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen atau arsip.

b. Penyimpanan menurut Pokok Soal ( Subject Filing )

Untuk dapat melaksanakan system subjek ini, maka seorang arsiparis (juru arsip) harus menentukan lebih dahulu masalah – masalah apa yang ada pada umumnya terjadi dikantor tersebut stiap harinya. Masalah – masalah itu dikelompokkan menjadi subjek, misalnya masalah – masalah dibawah kelompok kepegawaian, masalah – masalah (subjek) dibawah keuangan dan sebagainya. Selanjutnya, masalah – masalah itu duturunkan ke dalam sub subjek dari pokok masalah (subjek), contohnya :

Kepegawaian :

Cuti

Kenaikan pangkat

Lamaran, dsb

Keuangan :

Gaji

Insentif

Perjalanan dinas, dsb

c. Penyimpanan menurut Wilayah ( Geographic Filing )

Jika dikehendaki untuk menyimpan surat atau bahan – bahan menurut daerah/wilayah, maka dapat dipergunakan system geografis. Kegiatan – kegiatan yang dilakukan dalam organisasi dimana system geografis dapat dipergunakan, biasanya adalah kegiatan – kegiatan yang meliputi daerah – daerah wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi – organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang dapat juga mempergunakan system gografis ini.

Pedoman dalam penyimpanan arsip menurut wilayah adalah sebagai berikut:

Penyimpanan berdasarkan daerah wilayah atau geografis adalah yang mencakup daerah – daerah wilayah lebih dari satu tempat atau yang mempunyai banyak cabang. Menggunakan nama daerah wilayah sebagai caption kemudian dapat dikembangkan menjadi daerah – daerah yaitu kota sampai kelurahan, baru nama instansi, perusahaan atau orang yang ada dalam kota tersebut. Misalnya sebagai berikut :

Jawa Timur

Surabaya

Sidoarjo

Madiun

Malang,dsb

Jawa Tengah

Yogyakarta

Magelang,dsb

Jawa Barat

Jakarta

Bandung, dsb

d. Penyimpanan menurut Nomor ( Numeric Filing )

System ini biasanya digunakan oleh organisasi yang bergerak di bidang profesi tertentu. System nomor ini merupakan system filing yang tidak langsung (indirect filing system) karena sebelum menentukan nomor yang diperlukan juru arsip terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah. Kelompok pokok permasalahan seperti pada system subjek baru kemudian diberikan nomor belakangnya. Contoh :

Kepegawaian 12

Cuti                             12.1

Kenaikan pangkat       12.2

Lamaran                      12.3

Pedoman dalam kearsipan menurut nomor adalah sebagai berikut :

  • Berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama orang atau instansi, dan pada prinsipnya sama dengan system abjad, hanya nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor
  • Untuk mengingat kode nomor digunakan alat bantu disebut indeks yaitu kartu kecil yang menurut nomor dan nama berdasarkan urut abjad sehingga disebut sebagai system penyimpanan tidak langsung.
  • Terdapat tiga unsure yaitu file utama, indeks dan buku nomor (buku register/buku induk/buku besar)

e. Penyimpanan menurut Tanggal ( Chronological Filing )

System ini dipergunakan untuk filing bahan yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat tersebut. Surat atau bahan yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan tanpa melihat masalah atau perihal pada surat. Selanjutnya juru arsip akan mengelompokkan surat yang di file itu dalam bulan untuk masing – masing tahun. Arsiparis dapat menggunakan system ini apabila kegiatan surat – menyurat dalam organisasi belum banyak, sehingga masih dapat disatukan semua persoalan dalam satu file untuk setiap bulannya. Tetapi apabila kegiatan dari itu sudah berkembang dan menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya arsiparis menggunakan system lain yang lebih sesuai.

 

Leave a comment »

Faktor – Faktor Efisiensi Kerja

Efisiensi Kerja

Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktifitasnya itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan susunannya ialah cara-caranya rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi, setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu.

  • Factor – factor yang mempengaruhi efisiensi kerja

1. Cahaya

Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan mata tidak mudah lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan tata usaha disebabkan oleh pencahayaan yang buruk. Pada umumnya kantor – kantor di Indonesia bekerja dengan cahaya matahari. Cahaya matahari tidak dapat diatur dengan sempurna menurut keinginan orang. Lebih – lebih dalam gedung luas dan kurang jendelanya, cahaya alarm itu tidak dapat menembus sepenuhnya pada jarak lebih dari 6 hingga 7,5 dari jendela.

Cahaya penerangan buatan manusia ada 4 macam:

  • Cahaya langsung

Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan meja.

  • Cahaya setengah langsung

Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelasdari plastic.

  • Cahaya setengah tak langsung

Penerangan macam ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari langit – langit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melalui tudung kaca.

  • Cahaya tak langsung

Cahaya ini dari sumbernya memancar ke arah langit – langit ruangan, dari situlah dipantulkan ke arah permukaan meja.

2. Warna

Warna yang tepat akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Para ahli membedakan 3 warna pokok yaitu merah, biru dan kuning. Merah adalah warna yang menggambarkan panas, kegembiraan dan kegiatan bekerja. Biru adalah warna adem. Sebagai warna langit dan samudra, warna biru menggambarkan keluasan dan ketentraman. Sedangkan yang kuning menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini dapat merangsang mata dan syaraf

3. Udara

Mengenai factor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Suhu yang disarankan yaitu kira – kira 25,6 derajat celcius dengan kelembapan sebesar 45 %.

4. Suara

untuk mengatasi factor suara yang sering mengurangi tingkat efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan letak alat – alat gaduh. Usaha – usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat – alat gaduh ialah pada langit – langit atau dinding dipakai lapisan penyerap suara. Seperti karton tebal dan permukaannya berlubang – lubang.

5. Asas – Asas Efisiensi Perkantoran

  • Asas perencanaan (segala sesuatu perlu direncanakan)
  • Asas penyederhanaan (usaha yang digunakan baik pikiran, tenaga, waktu, ruang maupun benda administrasi)
  • Asas penghapusan (bidang – bidang ataupun tahapan yang kurang bermakna dapat dihilangkan)
  • Asas penggabungan (bidang kerja yang satu tipe atau mempunyai kesamaan tugas dapat digabungkan)

Leave a comment »

Bentuk – Bentuk Surat

Bentuk bentuk surat

  1. Bentuk Resmi (Official Style)

Surat Resmi merupakan surat yang sering digunakan dalam bidang kedinasan, keorganisasian, lembaga-lembaga instansi, maupun pekerjaan. Surat ini dikatergorikan paling umum di gunakan dalam kehidupan sehari-hari jika sedang berurusan dengan instansi atau kelembagaan, baik lembaga pendidikan maupun perusahaan tertentu.

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat/Inisial

2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

 

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher Surat, Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat
  14. Inisial

 

3. Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style)

 

Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat
  14. Inisial

 

4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

 

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat
  14. Inisial

5. Bentuk Sederhana (Simplified Style)

Bentuk Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip dengan Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam penutup. Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di perusahaan itu. Terkadang penulisan Surat Bentuk Sederhana ini sangatlah simple tanpa perlu memandang kerapihan dan keteraturan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Sederhana (Simplified Style) :

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat
  14. Inisial

 

 

6. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat
  14. Inisial

 

7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

 

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu. Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat
  14. Inisial

 

 

Leave a comment »

Surat – menyurat

  1. Pengertian Surat

Salah satu alat yang digunakan oleh kantor atau lembaga dalam rangka pemberian informasi dari seseorang, instansi atau organisasi berisi pesan atau informasi menyangkut kepentingan tugas ataupun kegiatan instansi yang bersangkutan.

  • Konsep Surat

yang dimaksud dengan surat dinas adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi) berisi informasi/warta yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. syarat – syarat surat yang baik :

  • menggunakan format yang menarik, sistematis, obyektif. letak bagian – bagian surat teratur sesuai ketentuan, tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis.
  • singkat, tidak terlalu panjang dan tidak bertele – tele.
  • bahasanya jelas, padat dan sopan
  • wujud fisik menarik (kualitas kertas dan bentuk surat)
  • Bagian – bagian surat

secara rinci bagian – bagian surat dinas / resmi adalah sebagai berikut :

  • Kepala Surat
  • Tanggal surat
  • Nomor surat
  • Sifat surat
  • lampiran
  • Perihal
  • Alamat dalam
  • Kalimat pembuka
  • Isi surat
  • Kalimat penutup
  • Nama jabatan
  • Nama dan NIP penandatangan
  • Tembusan
  • Inisial
  • Bentuk Surat

secara umum di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal dengan bentuk – bentuk surat sebagai berikut :

  • Format balok/Lurus penuh (Full Block Style)
  • Format Balok yang diubah (Modified Block Style)
  • Format setengah balok (Semi Block Style)
  • Format sederhana (Simplified)
  • Format inden atau bentuk Lekuk (Indented style )
  • Format Paragraph Menggantung ( Hanging paragraph )

2. Fungsi Surat

fungsi surat adalah sebagai berikut :

  • Sebagai duta/wakil penulis, artinya isi surat merupakan gambaran mentalitas penulisnya.
  • Sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi apabila diperlukan kembali.
  • Sebagai pedoman kerja dan pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
  • Sebagai alat pembukti misalnya surat perjanjian
  • Sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, sebagai bukti sejarah

3. Jenis Surat

menurut wujudnya jenis surat terdiri dari :

  • Kartu pos
  • Warkat pos
  • Surat bersampul
  • memorandum dan nota dinas
  • telegram
  • Surat pengantar

menurut tujuan jenis surat :

  • Surat Pemberitahuan
  • Surat perintah
  • Surat permintaan
  • Surat Peringatan
  • Surat panggilan
  • surat susulan
  • surat keputusan
  • surat laporan
  • surat perjanjian
  • surat penawaran

menurut sifat isi dan asalnya jenis surat :

  • Surat dinas
  • Surat Niaga
  • Surat pribadi
  • Surat sosial

Menurut jumlah penerimanya, jenis suranya meliputi :

  • Surat biasa, untuk 1 orang
  • Surat edaran, untuk beberapa orang
  • Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat

menurut urgensi penyelesainnya:

  • Surat sangat segera
  • Surat segera
  • Surat biasa

menurut prosedur pengurusannya:

  • Surat Masuk
  • Surat Keluar

menurut jangkauannya :

  • Surat Intern
  • Surat Ekstern

4. Teknik Pembuatan Surat

langkah – langkah teknik penulisan surat:

  • penegasan tujuan pokok penulisan surat
  • pengumpulan data/informasi
  • perkiraan tentang pembaca
  • penyusunan draft atau konsep
  • penyelesaian

Leave a comment »

Pengertian Organisasi

Pengertian Organisasi

Organisasi adalah kerangka, sebagai wahana orang – orang bertindak. Organisasi mengandung pengertian penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. Sedangkan mengorganisasikan adalah menyusun bagian – bagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. (moekijat, 1997:6)

Organisasi adalah setiap system kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. System tersebut terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerja sama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi terdiri dari sekelompok orang. Orang – orang ini melakukan suatu kegiatan dengan cara bekerjasama. Atau dengan kata lain organisasi adalahproses kerjasama dua orang atau lebih dalam system social, struktur, kultur, ,wadah ataupun iklim tertentu untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

  • Alasan pentingnya Organisasi

Sebagai wadah anggota organisasi melekukan kegiatan untuk mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah karena :

1)      Organisasi mengandung delegasi tugas (seseorang tidak dapat mengerjakan semuanya dengan sendiri)

2)      Organisasi mempengaruhi koordinasi

3)      Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan

4)      Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas

5)      Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai (moekijat;1997:6)

 

  • Prinsip – Prinsip Organisasi yang Baik

Untuk menciptakan kondisi suatu lembaga kerja yang menyenangkan maka harus mengetahui prisnsip – prinsip bagi organisasi yang baik, prinsip – prinsipnya yaitu :

1)      Harus ada garis – garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian terbawah perusahaan atau lembaga.

2)      Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab

3)      Jenjang pengawasan harus tepat

4)      Pengawasan pusat dengan desentralisasi myang maksimum

5)      Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secaramendatar maupun secara vertical.

6)      Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan

7)      Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik – baiknya

 

  • Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemencaran
(desentralisasi)

  •  Asas Sentralisasi

Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan – satuan organisasi yang memikul pekerjaan – pekerjaan operatif. Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas induk yaitu misalnya : mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau memelihara arsip. Jadi masing – masing satuan organisasi itu secara sentral melayani seluruh satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya itu.

Kelemahan Asas Sentralisasi

  • Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani
  • Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat.

Kelebihan Asas Sentralisasi

  • Mudah meyeragamkan cara kerja
  • Mudah melakukan pengawasan
  • Penggunaan perabotan dan peralatan kantor bisa lebih hemat
  • Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor
  • Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel

 

  • Asas Desentralisasi

Berdasarkan asas ini masing – masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas – tugas induk nya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas – tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat – warkat, dan mengurus kamar arsip untuk menyimpan surat – suratnya.

Kelemahan Asas Desentralisasi

  • Pemborosan biaya kantor
  • Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat
  • Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasiKelebihan Asas Desentralisasi

Kelebihan Asas Desentralisasi

  • Mempercepat proses pekerjaan kantor sesuai kebutuhan unit masing – masing
  • Kebutuhan khas dari unit organisasi dapat terpenuhi
  • Keperluan arsip mudah dipenuhi, karena arsipnya dikenal baik.

Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara lain adalah :

  • Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim
  • Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya
  • Penerimaan tamu
  • Penggandaan surat termasuk fotokopi
  • Penyimpanan surat dan warkat
  • Pengetikan
  • Pekerjaan menghitung
  • Perlengkapan kantor dan alat tulis
  • Pengawasan formulir
  • Pembersihan kantor
  • Daftar hadir

 

 

Leave a comment »

Tata Ruang Kantor

Salah satu factor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha adalah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik – baiknya. Penyusunan alat – alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai di sebut tata ruang perkantoran.

Tata ruang yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada prinsipnya impelementasi tata ruang yang baik akan diperoleh keuntungan – keuntungan sebagai berikut :

  • Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar – mandir yang sebetulnya tidak perlu.
  • Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
  • Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatuluas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak – banyaknya.
  • Mencegah pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.

 

Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat – syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuannya adalah :

  • Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
  • Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancer.
  • Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
  • Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat dipelihara
  • Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
  • Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut.
  • Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu – waktu diperlukan

Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standing ford ahli perkantoran Inggris menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah :

  • Persyaratan perundang – undangan dipenuhi
  • Ruang dimanfaatkan semaksimal mungkin Pelayanan tersedia sepanjang diperlukan : tenaga listrik, telepon, air, dll
  • Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
  • Pengawasan dapat melihat para petugas bekerja
  • Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara
  • Komunikasi dan arus kerja diperlancar
  • Lalu lalang juru tata usaha diantara meja – meja dan lemari arsip dipermudah
  • Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian harap dipisahkan
  • Saling mengganggu diantara para pegawai harus dihindari
  • Kebebasan diri dan keamanan sangat diperlukan

 

a)      Asas – asas Tata Ruang kantor

Ada 4 asas pokok tata ruang kantor:

  • Asas mengenai jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal – hal khusus, suatu tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin. Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat – alat. Asas ini dijalankan sejauh mungkin.

  • Asas mengenai rangkaian kerja

Tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek

  • Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Tata ruang yang baik adalah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah. Jadi, sedapat mungkin tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai

  • Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar. Demikian lah beberapa pedoman yang harus dijadikan pedoman apabila hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk kerja perkantoran baik perusahaan maupun lembaga pendidikan.

 

Leave a comment »

Lingkungan Kantor

  1. Lingkungan Fisik Kantor

Lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor.

a)      Persyaratan lingkungan fisik Kantor

Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor adalah sebagai berikut:

  • Kebersihan

Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya.

  • Luas Ruang Kantor

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal (3,7 meter persegi)

  • Suhu Udara

Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16 derajat celcius.

  • Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja.

  • Penerangan Cahaya

Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja, sedangkan peralatan

  • Fasilitas Kesehatan

Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya.

  • Fasilitas Cuci

Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk disediakan seperlunya.

  • Air Minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus.

  • Tempat Pakaian

Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah.

  • Tempat Duduk

Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki.

  • Lantai, Gang, Dan Tangga

Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan dan bagian yang terbuka diberi pagar.

  • Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus terlatih.

  • Beban Berat

Pegawai tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan.

  • Pertolongan Pertama

Dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat – obatan sebagai pertolongan pertama untuk pegawai apabila ada pegawai yang mengalami sakit atau luka akibat bekerja.

  • Penjagaan Kebakaran

Di dalam kantor harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu lonceng ataupun alarm.

  • Pemberitauan Kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen pegawai lebih dari 1 minggu harus dilaporkan kepada pihak berwajib.

b)      Pentingnya Lingkungan fisik kantor

  • Mempengaruhi kesehatan pegawai (pengaruh penerangan yang jelek terhadap penglihatan, suara yang gaduh terhadap syaraf, terlalu banyak orang terhadap semangat kerja dan angin terhadap kesehatan badan)
  • Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor (penerangan) yang jelek mengakibatkan kesalahan – kesalahan, suara yang gaduh, pemanasan, dan ventilasi yang jelek dapat menimbulkan kekacauan (Moekijat,1997).

2. Lingkungan Social Kantor

Lingkungan social kantor telah menujukkan pada hubungan antar orang yang terlibat dalam kantor. Hubungan yang terjadi dalam sebuah kantor akan menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Tata hubungan itu lazimnya dikenal dengan komunikasi administrasi atau komunikasi organisasi.

Ditinjau dari sasaran komunikasi dan tujuannya dapat dibedakan menjadi:

  • Komunikasi Formal

Komunikasi ini dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa apapun istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal. Situasi formal misalnya pada rapat, seminar, lokakarya, pembelajaran di kelas, dll.

  • Komunikasi Informal

Komunikasi informal terjadi dalam hubungan keseharian baik antar sejawat maupun dengan bawahan

  • Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal yang terjadi antar pihak lembaga kantor dengan pihak – pihak diluar lembaga kerja. Atau dengan kata lain sebagai hubungan lembaga dengan mitra kerja.

  • Komunikasi Internal

Komunikasi ini menunjuk pada komunikatornya maksudnya orang – orang yang terlibat masih dalam lingkup satu kantor.

  • Komunikasi Vertikal

Komunikasi yang menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi, contohnya hubungan antar rector dengan karyawan, rector dengan para dosen, direktur dengan cleaning service.

  • Komunikasi Horizontal

Merupakan komunikasi yang terjadi antar teman sejawat. Contoh lain antar dekan di lingkungan PT. antar ketua jurusan di lingkungan fakultas.

Leave a comment »

manajemen perkantoran menurut para ahli

Manajemen Perkantoran  menurut para ahli :

1. Menurut W.H Evans

“for our purpose, we may define office  administration as the function which involves the management and direction of all phases of the business  operation  which impinge upon data processing, communications, and organization memory”. ( administrasi perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi)

2. Arthur Grager

“Office management is the function of administering, the communication and record services of an organization”. ( manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi )

3. William Leffingwell dan Edwin Robinson

“Office management as a function, is that branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work to be done”. ( Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan)

4. Littlefield & Peterson

The term office management will be used insuch a broad sense in this book ;it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whomever performed”. ( Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam arti luas; ini dianggap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran di manapun dan oleh siapapun dilakukan).

Leave a comment »

macam – macam mesin kantor

Mesin perkantoran

Mesin perkantoran ( office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic atau secara kimiawi

1. macam – macam mesin perkantoran

  • Mesin ketik (typewraitter)
  • Mesin dikte (Dictating machine)
  • Mesin hitung (calculating machine)
  • Mesin keperluan surat – menyurat (mailing equitment)
  • Mesin pengganda warkat (duplicator/copier)
  • Mesin komunikasi (communication equitment)

2. mesin kantor modern

Berikut adalah beberapa fasilitas perkantoran modern yang digunakan kantor – kantor saat ini :

  • Teletext, yaitu suatu system untuk melayani data melalui jaringan televise yang ada
  • View data, menyejikan data atau referansi yang up to date, system ini merupakan kombinasi dari jaringan komunikasi, computer,  televise, dan permintaan dilakukan lewat telepon
  • Electronic mail, suatu system untuk menyampaikan pesan – pesan dengan alat elektronik
  • Alat transfer uang, suatu fasilitas elektronik yang berkembang pesat mampu untuk melakukan pertukaran uang  tanpa pembayaran cash atau penggunaan kertas akan tetapi dengan computer dan alat komunikasi dapat dilakukan berbagai transaksi pembayaran dengan sepat dan aman.
  • Internet, merupakan perkembangan teknologi informasi yang cukup banyak manfaatnya yaitu : dapat saling tukar informasi tidak terbatas ruang, jarak dan waktu, dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubungan erat dengan masalah – masalah substansi lembaga pendidikan, dapat mengambil langsung (copy / download) informasi yang akan kita butuhkan.

3.   Perabot kantor

Macam – macam perabot kantor

Perabot kantor dalam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furniture biasanya meliputi meja tulis dengan kursinya, lemari arsip, dan perlengkapan untuk menyimpan warkat – warkat lainnya, meja, rak, lemari besi, dan perabot lainnya.

Meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat – syarat sebagai berikut :

  • Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian bawahnya mempunyai kaki – kaki yang cukup terbuka.
  • Permukaan meja tidak berkilat – kilat sehingga dapat menyilaukan mata dari pegawai yang memakainya.
  • Luas meja tidak terlalu berlebihan.

Leave a comment »

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.