Arsip untuk organisasi kantor

Pengertian Organisasi

Pengertian Organisasi

Organisasi adalah kerangka, sebagai wahana orang – orang bertindak. Organisasi mengandung pengertian penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. Sedangkan mengorganisasikan adalah menyusun bagian – bagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. (moekijat, 1997:6)

Organisasi adalah setiap system kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. System tersebut terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerja sama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi terdiri dari sekelompok orang. Orang – orang ini melakukan suatu kegiatan dengan cara bekerjasama. Atau dengan kata lain organisasi adalahproses kerjasama dua orang atau lebih dalam system social, struktur, kultur, ,wadah ataupun iklim tertentu untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

  • Alasan pentingnya Organisasi

Sebagai wadah anggota organisasi melekukan kegiatan untuk mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah karena :

1)      Organisasi mengandung delegasi tugas (seseorang tidak dapat mengerjakan semuanya dengan sendiri)

2)      Organisasi mempengaruhi koordinasi

3)      Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan

4)      Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas

5)      Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai (moekijat;1997:6)

 

  • Prinsip – Prinsip Organisasi yang Baik

Untuk menciptakan kondisi suatu lembaga kerja yang menyenangkan maka harus mengetahui prisnsip – prinsip bagi organisasi yang baik, prinsip – prinsipnya yaitu :

1)      Harus ada garis – garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian terbawah perusahaan atau lembaga.

2)      Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab

3)      Jenjang pengawasan harus tepat

4)      Pengawasan pusat dengan desentralisasi myang maksimum

5)      Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secaramendatar maupun secara vertical.

6)      Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan

7)      Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik – baiknya

 

  • Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemencaran
(desentralisasi)

  •  Asas Sentralisasi

Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan – satuan organisasi yang memikul pekerjaan – pekerjaan operatif. Dalam hal ini, organisasi yang melaksanakan tugas – tugas induk yaitu misalnya : mengetik, surat – menyurat, menyalin warkat atau memelihara arsip. Jadi masing – masing satuan organisasi itu secara sentral melayani seluruh satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya itu.

Kelemahan Asas Sentralisasi

  • Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani
  • Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat.

Kelebihan Asas Sentralisasi

  • Mudah meyeragamkan cara kerja
  • Mudah melakukan pengawasan
  • Penggunaan perabotan dan peralatan kantor bisa lebih hemat
  • Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor
  • Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel

 

  • Asas Desentralisasi

Berdasarkan asas ini masing – masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas – tugas induk nya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas – tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat – warkat, dan mengurus kamar arsip untuk menyimpan surat – suratnya.

Kelemahan Asas Desentralisasi

  • Pemborosan biaya kantor
  • Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat
  • Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasiKelebihan Asas Desentralisasi

Kelebihan Asas Desentralisasi

  • Mempercepat proses pekerjaan kantor sesuai kebutuhan unit masing – masing
  • Kebutuhan khas dari unit organisasi dapat terpenuhi
  • Keperluan arsip mudah dipenuhi, karena arsipnya dikenal baik.

Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara lain adalah :

  • Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim
  • Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya
  • Penerimaan tamu
  • Penggandaan surat termasuk fotokopi
  • Penyimpanan surat dan warkat
  • Pengetikan
  • Pekerjaan menghitung
  • Perlengkapan kantor dan alat tulis
  • Pengawasan formulir
  • Pembersihan kantor
  • Daftar hadir

 

 

Leave a comment »

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.