Arsip untuk surat – menyurat

Bentuk – Bentuk Surat

Bentuk bentuk surat

  1. Bentuk Resmi (Official Style)

Surat Resmi merupakan surat yang sering digunakan dalam bidang kedinasan, keorganisasian, lembaga-lembaga instansi, maupun pekerjaan. Surat ini dikatergorikan paling umum di gunakan dalam kehidupan sehari-hari jika sedang berurusan dengan instansi atau kelembagaan, baik lembaga pendidikan maupun perusahaan tertentu.

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat/Inisial

2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

 

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher Surat, Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat
  14. Inisial

 

3. Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style)

 

Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat
  14. Inisial

 

4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

 

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat
  14. Inisial

5. Bentuk Sederhana (Simplified Style)

Bentuk Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip dengan Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam penutup. Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di perusahaan itu. Terkadang penulisan Surat Bentuk Sederhana ini sangatlah simple tanpa perlu memandang kerapihan dan keteraturan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Sederhana (Simplified Style) :

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat
  14. Inisial

 

 

6. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat
  14. Inisial

 

7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

 

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu. Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :

  1. Kop Surat
  2. Tanggal dibuatnya surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal
  6. Surat yang di tujukan
  7. Salam Pembukaan
  8. isi surat
    • Pendahuluan isi surat
    • Penjelasan isi surat
    • Penutup isi surat
  9. Nama jabatan
  10. Tanda Tangan
  11. Nama yang mendatangani
  12. Tembusan
  13. Halaman lampiran surat
  14. Inisial

 

 

Leave a comment »

Surat – menyurat

  1. Pengertian Surat

Salah satu alat yang digunakan oleh kantor atau lembaga dalam rangka pemberian informasi dari seseorang, instansi atau organisasi berisi pesan atau informasi menyangkut kepentingan tugas ataupun kegiatan instansi yang bersangkutan.

  • Konsep Surat

yang dimaksud dengan surat dinas adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi) berisi informasi/warta yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. syarat – syarat surat yang baik :

  • menggunakan format yang menarik, sistematis, obyektif. letak bagian – bagian surat teratur sesuai ketentuan, tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis.
  • singkat, tidak terlalu panjang dan tidak bertele – tele.
  • bahasanya jelas, padat dan sopan
  • wujud fisik menarik (kualitas kertas dan bentuk surat)
  • Bagian – bagian surat

secara rinci bagian – bagian surat dinas / resmi adalah sebagai berikut :

  • Kepala Surat
  • Tanggal surat
  • Nomor surat
  • Sifat surat
  • lampiran
  • Perihal
  • Alamat dalam
  • Kalimat pembuka
  • Isi surat
  • Kalimat penutup
  • Nama jabatan
  • Nama dan NIP penandatangan
  • Tembusan
  • Inisial
  • Bentuk Surat

secara umum di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal dengan bentuk – bentuk surat sebagai berikut :

  • Format balok/Lurus penuh (Full Block Style)
  • Format Balok yang diubah (Modified Block Style)
  • Format setengah balok (Semi Block Style)
  • Format sederhana (Simplified)
  • Format inden atau bentuk Lekuk (Indented style )
  • Format Paragraph Menggantung ( Hanging paragraph )

2. Fungsi Surat

fungsi surat adalah sebagai berikut :

  • Sebagai duta/wakil penulis, artinya isi surat merupakan gambaran mentalitas penulisnya.
  • Sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi apabila diperlukan kembali.
  • Sebagai pedoman kerja dan pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
  • Sebagai alat pembukti misalnya surat perjanjian
  • Sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, sebagai bukti sejarah

3. Jenis Surat

menurut wujudnya jenis surat terdiri dari :

  • Kartu pos
  • Warkat pos
  • Surat bersampul
  • memorandum dan nota dinas
  • telegram
  • Surat pengantar

menurut tujuan jenis surat :

  • Surat Pemberitahuan
  • Surat perintah
  • Surat permintaan
  • Surat Peringatan
  • Surat panggilan
  • surat susulan
  • surat keputusan
  • surat laporan
  • surat perjanjian
  • surat penawaran

menurut sifat isi dan asalnya jenis surat :

  • Surat dinas
  • Surat Niaga
  • Surat pribadi
  • Surat sosial

Menurut jumlah penerimanya, jenis suranya meliputi :

  • Surat biasa, untuk 1 orang
  • Surat edaran, untuk beberapa orang
  • Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat

menurut urgensi penyelesainnya:

  • Surat sangat segera
  • Surat segera
  • Surat biasa

menurut prosedur pengurusannya:

  • Surat Masuk
  • Surat Keluar

menurut jangkauannya :

  • Surat Intern
  • Surat Ekstern

4. Teknik Pembuatan Surat

langkah – langkah teknik penulisan surat:

  • penegasan tujuan pokok penulisan surat
  • pengumpulan data/informasi
  • perkiraan tentang pembaca
  • penyusunan draft atau konsep
  • penyelesaian

Leave a comment »

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.