Arsip

1. Pengertian arsip

Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah :

a. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga – lembaga dan badan – badan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2. Tujuan arsip

Penyimpanan warkat dalam suatu organisasi terdapat suatu pusat ingatan dan sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi yang bersangkutan. Pengarsipanm adalah kegiatan menyimpan / menaruh warkat – warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang. Tujuan penyimpanan arsip antara lain :

  • Sebagai refernsi, apabila diperlukan suatu keterangan tertentu dalam lembaga
  • Memeberikan data/informasi kepada pimpinan atau manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai kinerja/hasil dimasa yang lalu untuk kemudian dijadikan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dimasa datang.
  • Memberi keterangan – keterangan vital misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hokum.

3. Nilai (value) Arsip

Milton reitzfeld mengemukakan 7 nilai guna warkat perlu disimpan

  • Nilai – nilai kegunaan administrasi
  • Nilai – nilai kegunaan hukum
  • Nilai – nilai kegunaan keuangan
  • Nilai – nilai kegunaan haluan organisasi
  • Nilai – nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi
  • Nilai – nilai untuk kegunaan sejarah
  • Nilai – nilai untuk keperluan penelitian

4. System kearsipan

Pada dasarnya kearsipan dilakukan untuk menyelamatkan bahan atau informasi yang tepat, akurat, relevan dan tepat waktu secara efisien. Dan untuk mencapai sasaran system kearsipan diatas maka perlu diupayakan sistemn pelayanan dan penyimpanan yang tepat di suatu lembaga. Berikut adalah system untukmenyimpat arsip yang biasa dipakai di sebuah lembaga ataupun  perusahaan, antara lain :

a. Penyimpanan menurut Abjad (Alphabetic Filing )

System ini menunjukkan bahwa warkat – warkat disimpan menurut abjad dari nama – nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap – tiap warkat itu, dan menyusunnya dalam urutan huruf A samapi Z

Pedoman dalam penyimpanan arsip berdasarkan abjad sebagai berikut :

  • Dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad, missal : nama perusahaan, nama orang, nama instansi, nama tempat, atau nama barang ( tiap lembaga ataupun perusahaan berbeda).
  • System ini langsung ( direct filing system ), tidak menggunakan relative indeks sebagai petunjuk dalam menyimpan dan menemukan arsip.
  • Kelebihan : dengan system ini arsip dapat diberkaskan secara tunggal atau kelompok sehingga cepat ditemukan bilamana dibutuhkan.
  • Susunan mengikuti urutan huruf latin a sampai z dan dibutuhkan aturan standar dalam menangani berbagai jenis nama. Jadi perlu ditetapkan unit ( setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks), yaitu memilih judul (caption) untuk tiap jenis arsip diberkaskan.
  • Standar nama mengindeks antar lain : terdapat kata tangkap (caption ) yaitu suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen atau arsip.

b. Penyimpanan menurut Pokok Soal ( Subject Filing )

Untuk dapat melaksanakan system subjek ini, maka seorang arsiparis (juru arsip) harus menentukan lebih dahulu masalah – masalah apa yang ada pada umumnya terjadi dikantor tersebut stiap harinya. Masalah – masalah itu dikelompokkan menjadi subjek, misalnya masalah – masalah dibawah kelompok kepegawaian, masalah – masalah (subjek) dibawah keuangan dan sebagainya. Selanjutnya, masalah – masalah itu duturunkan ke dalam sub subjek dari pokok masalah (subjek), contohnya :

Kepegawaian :

Cuti

Kenaikan pangkat

Lamaran, dsb

Keuangan :

Gaji

Insentif

Perjalanan dinas, dsb

c. Penyimpanan menurut Wilayah ( Geographic Filing )

Jika dikehendaki untuk menyimpan surat atau bahan – bahan menurut daerah/wilayah, maka dapat dipergunakan system geografis. Kegiatan – kegiatan yang dilakukan dalam organisasi dimana system geografis dapat dipergunakan, biasanya adalah kegiatan – kegiatan yang meliputi daerah – daerah wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi – organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang dapat juga mempergunakan system gografis ini.

Pedoman dalam penyimpanan arsip menurut wilayah adalah sebagai berikut:

Penyimpanan berdasarkan daerah wilayah atau geografis adalah yang mencakup daerah – daerah wilayah lebih dari satu tempat atau yang mempunyai banyak cabang. Menggunakan nama daerah wilayah sebagai caption kemudian dapat dikembangkan menjadi daerah – daerah yaitu kota sampai kelurahan, baru nama instansi, perusahaan atau orang yang ada dalam kota tersebut. Misalnya sebagai berikut :

Jawa Timur

Surabaya

Sidoarjo

Madiun

Malang,dsb

Jawa Tengah

Yogyakarta

Magelang,dsb

Jawa Barat

Jakarta

Bandung, dsb

d. Penyimpanan menurut Nomor ( Numeric Filing )

System ini biasanya digunakan oleh organisasi yang bergerak di bidang profesi tertentu. System nomor ini merupakan system filing yang tidak langsung (indirect filing system) karena sebelum menentukan nomor yang diperlukan juru arsip terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah. Kelompok pokok permasalahan seperti pada system subjek baru kemudian diberikan nomor belakangnya. Contoh :

Kepegawaian 12

Cuti                             12.1

Kenaikan pangkat       12.2

Lamaran                      12.3

Pedoman dalam kearsipan menurut nomor adalah sebagai berikut :

  • Berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama orang atau instansi, dan pada prinsipnya sama dengan system abjad, hanya nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor
  • Untuk mengingat kode nomor digunakan alat bantu disebut indeks yaitu kartu kecil yang menurut nomor dan nama berdasarkan urut abjad sehingga disebut sebagai system penyimpanan tidak langsung.
  • Terdapat tiga unsure yaitu file utama, indeks dan buku nomor (buku register/buku induk/buku besar)

e. Penyimpanan menurut Tanggal ( Chronological Filing )

System ini dipergunakan untuk filing bahan yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat tersebut. Surat atau bahan yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan tanpa melihat masalah atau perihal pada surat. Selanjutnya juru arsip akan mengelompokkan surat yang di file itu dalam bulan untuk masing – masing tahun. Arsiparis dapat menggunakan system ini apabila kegiatan surat – menyurat dalam organisasi belum banyak, sehingga masih dapat disatukan semua persoalan dalam satu file untuk setiap bulannya. Tetapi apabila kegiatan dari itu sudah berkembang dan menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya arsiparis menggunakan system lain yang lebih sesuai.

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: